در هر کسب و کاری که باشید با افراد مختلفی سر و کار دارید. از جمله این افراد می‌توانند سرنخ‌ها، مشتری‌ها، مخاطبین و ده‌ها دسته دیگر باشند که هر کدام اطلاعات و درخواست‌های خاص خودشان را دارند. شما چگونه می‌توانید همه این اطلاعات را بصورت دقیق و منظم دسته بندی کنید و هر موقع که به آن نیاز داشتید، در کمتر از چند ثانیه به آن دسترسی داشته باشید؟ خب مدیریت ارتباط با مشتری و نرم افزارهای CRM این امکان را به شما می‌دهند!
به نظر شما این که گفتم در کمتر از چند ثانیه به این اطلاعات دسترسی داشته باشید قضیه مهمی است؟ مطمئن باشید که هست، تحقیقات دنیای بیزینس نشان می‌دهند که اگر مشتریان مجبور شوند که درخواست یا اطلاعات خودشان را بیش از یک یا دوبار تکرار کنند، حس رضایت‌شان به شدت کاهش پیدا می‌کند و احساس می‌کنند که هیچ فرقی با مشتریان دیگر ندارند، یا اینکه کلید طلایی جذب و حفظ مشتری این است که شما این حس را در او ایجاد کنید که او را می‌شناسید و نیازهای او را می‌دانید. یا به عبارت دیگر، این مشتری جزء مشتری‌های خاص شماست. به این دلیل است که در حین تماس یا گفت و گو با مشتری، نرم افزار CRM همه اطلاعات او در زمینه‌های مختلف را در عرض چند ثانیه پیش روی شما قرار می‌دهد.