با داشتن یک نرم افزار crm مبتنی بر مکالمه، دیگر با ایمیل‌های فراوان مشکلی نخواهید داشت. این ابزارها به‌گونه‌ای طراحی‌شده‌اند که تمامی مکالمات صورت گرفته بین اعضای گروه شما و مشتری‌ها را مدیریت خواهد کرد. این نوع CRM، صندوق پیام تک‌تک اعضای گروه شما را بررسی می‌کند و یا به شما اجازه می‌دهد پیام‌های خود را به این نرم‌افزار وارد کنید. سپس، تمامی مکالمات صورت گرفته در شرکت شما را سازمان‌دهی می‌کند. بدین ترتیب قبل از اینکه به مشتری ایمیل بزنید یا با او تماس بگیرید، تمامی مکالمات اعضای گروه خود را در آن رابطه مشاهده کرده و به‌راحتی در مورد صحبت‌های خود با مشتری آمادگی کسب می‌کنید. CRM های مبتنی بر مکالمه مانند برنامه‌های ایمیل هوشمند هستند که تمام پیام‌های ورودی شلوغ را به یک ‌شکل سازمان‌یافته تبدیل می‌کنند و به شما این امکان را می‌دهند تا با افرادی که برای شرکت شما اهمیت زیادی دارند، به شکل بهتری ارتباط برقرار کنید.