ERP چگونه عملکرد کسب‌ و‌کار را ارتقا می‌دهد؟

هدف اصلی ERP این است که روش دریافت سفارش از مشتری تا فرایند تبدیل آن به فاکتور و درآمد را ارتقا دهد و از این طریق ارزش ایجاد کند. اما اگر به هدف غایی آن توجه نشود، ممکن است با فرایند ساده‌ی سفارش‌گیری اشتباه گرفته شود. درواقع ERP نرم‌افزار خط‌مقدم فروش نیست. این نرم‌افزار برای مدیریت فرایند فروش طراحی نشده است (البته اکثر نمایندگان ERP، CRMهایی را طراحی می‌کنند که توانایی انجام فرایند فروش را هم به شرکت‌ها می‌دهد). ERP در واقع نقشه‌ی راهی برای خودکارسازی مراحل «پس از سفارش‌گیری» ارائه می‌دهد. مثلا وقتی بخش خدمات مشتری نام و نام‌خانوادگی مشتری را وارد کند، تمام اطلاعات لازم و مرتبط با آن مشتری دراختیار او قرار خواهد گرفت (اطلاعاتی مثل امتیاز مشتری، پیشینه‌ی خرید او، موجودی انبار شرکت و…).

همه‌ی دپارتمان‌های مختلف اطلاعات مشترکی را می‌بینند و می‌توانند این اطلاعات را ویرایش یا به‌روز‌رسانی کنند. وقتی یک بخش وظیفه‌ی خود را در زمینه‌ی سفارشی خاص انجام می‌دهد، فرایند به‌طورخودکار به بخش بعدی زنجیره منتقل می‌شود. برای اینکه بفهمید یک سفارش در چه مرحله‌ای است، کافی‌ است وارد سیستم ERP شوید و سفارش مشتری را دنبال کنید. در این صورت انگار که هر سفارش موقع حرکت یک چراغ‌قوه در دست دارد و اعضای سازمان می‌توانند آن را به‌راحتی پیدا کنند. مشتریان در این شرایط می‌توانند سفارشات خود را سریع‌تر دریافت کنند و احتمال خطا هم پایین‌تر می‌آید. ERP می‌توانند در زمینه‌های دیگری مانند گزارش‌های مالی یا مزایای نیروی انسانی هم استفاده شود، اما هنوز به آن مرحله نرسیده است.

روش سنتی سفارش‌گیری یا درخواست‌گیری، کارآمد نبود. اما ساده بود! بخش مالی کار خودش را می‌کرد، بخش انبار کار خودش را می‌کرد، هرجا هم که مشکلی پیش می‌آمد، هر بخش آن را گردن بخش دیگر می‌انداخت. اما دیگر بس است! با سیستم ERP، نمایندگان خدمات‌دهی به مشتریان، دیگر تعدادی تایپیست نیستند که اطلاعات مشتری را وارد کنند و دکمه‌ی اینتر را بزنند. آنها دیگر حرفه‌ای محسوب می‌شوند. این سیستم از مانده‌حساب مشتری گرفته تا موجودی انبار را نشان می‌دهد. با این نرم‌افزار در یک لحظه می‌توانیم ببینیم با مشتری خوش‌قولی طرف هستیم یا نه؟ آیا موجودی انبار به‌اندازه‌ی کافی هست؟ بدون ERP هیچ بخشی قادر به مشاهده‌ی کل‌نگرانه‌ی فرایند نبود. به این ترتیب است که نحوه‌ی انجام کار روی تجربه‌ی مشتری و کارآمدی شرکت اثر می‌گذارد.

فقط بخش خدمات مشتری نیست که با ورود ERP دستخوش تغییرات شده است. کارمندان بخش انبار که قبلا اطلاعات را فقط به ذهن می‌سپردند یا روی کاغذ برای خودشان یادداشت می‌کردند، حالا باید اطلاعات را در سیستم آنلاین وارد کنند. اگر این کار را نکنند، ممکن است کارمندان بخش ثبت سفارش در سیستم ببینند موجودی انبار کافی نیست و به اشتباه یک سفارش را لغو کنند.

پیش از معرفی ERP، پاسخ‌گویی، مسئولیت‌پذیری و ارتباطات هرگز در این سطح قابل عملیاتی‌شدن نبود. اما واقعیت این است که افراد دوست ندارند تغییر کنند و ERP از کارمندان تمام بخش‌های سازمان می‌خواهد روشی را که تا کنون با آن کار خود را انجام می‌دادند، عوض کنند. همین است که ارزش‌گذاری روی ERP را مشکل می‌کند. دررابطه با این نرم‌افزار، موردی که در اولویت اهمیت قرار دارد، پذیرابودن نیروها در اعمال تغییرات است.

اگر شرکتی واقعا در رویه‌ی تولید، بارگیری، سفارش‌گیری، ارسال و صورت‌حساب تغییر ایجاد کند، ارزش نرم‌افزار را خواهد دید. اما اگر بدون تغییر در عملکرد دپارتمان‌ها، فقط نرم‌افزار را نصب کند، ممکن است هیچ‌گونه ارزش‌افزوده‌ای حس نکند. در این شرایط حتی ممکن است این نرم‌افزار سرعت سازمان را هم پایین بیاورد. چون یک سیستم جدید و ناآشنا با سیستمی که قبلا همه بر آن مسلط بودند، جایگزین شده است.

ادمین پاندا - 1398/05/19
می‌پسندم