جهت ایفای نقش مدیریت یک موسسه آموزشی وقت و زمان زیادی باید اختصاص داده شود، یکی از مهمترین آیتم‌های این کار، اطلاعات دانش جویان یا هنر جویان، اساتید، نمرات و اطلاعات مالی است. در گذشته این امور بر روی فرم‌های کاغذی و چک لیست‌ها تهیه می‌گردید و نیاز به ثبت اطلاعات در چندین دفتر مجزا بوده است. لیکن امروزه به برکت ایجاد سیستم نرم افزار مدیریت موسسات آموزشی، فرآیند مدیریت آموزشگاه به کاری ساده و کم هزینه تبدیل گردیده است.